Druckfähige PDF-Datei erstellen – 10 Tipps damit es klappt

Mit unseren 10 Tipps zur Erstellung einer druckfähigen PDF-Datei kann nichts mehr schief gehen.

Gerade Nichtprofis in Sachen Design und Gestaltung stehen oft vor einem Dilemma und der Frage „Wie erstelle ich ein druckfähiges PDF?“ oder „Wie sollen die Daten an die Druckerei übergeben werden?“. Da hat man nun in mühsamer Kleinarbeit eine tolle Vorlage erstellt und möchte dann natürlich auch ein optimales Druckresultat. Doch was sich zuerst sehr einfach anhört, birgt im Detail doch einige Fehlerquellen. Wir helfen Ihnen weiter und nennen 10 Tipps, wie Sie eine druckfähige PDF erstellen.

Eine druckfähige PDF ist für jede Druckerei die Grundlage, um ein perfektes Druckergebnis zu erzielen.

Nach dem Entwurf ist vor dem Druck. Und dazwischen kommt das Erstellen der Druckdaten, welche an die Druckerei übergeben werden sollen. Egal ob Broschüre, Briefpapier, Visitenkarten, Katalog, Plakat oder Vereinszeitschrift oder was auch immer gedruckt werden soll – die Druckerei benötigt druckfertige Daten und das am besten als druckfertige PDF-Datei.

Druckfähige PDF erstellen – 10 Tipps damit es klappt

Warum brauche ich für Druckdaten das PDF-Format?

Damit bei der Druckdatenübergabe an die Druckerei keine Fehler passieren, müssen die Daten in einem Format an die Druckerei übergeben werden, welches das Risiko von Fehlübertragungen minimiert. Und dies ist das PDF-Format. So steht die Abkürzung PDF für „Portable Document Format“. Dieses Format wurde 1993 von der Firma Adobe entwickelt und dient dem plattformunabhängigen Austausch von Dateien. Ziel war es, mit dem PDF-Format ein Dateiformat zu entwickeln, welches es möglich macht, vom Absender erstellte Schriftstücke beim Empfänger originalgetreu wiederzugeben. Und dies unabhängig davon, ob der Empfänger über das gleiche Anwenderprogramm verfügt, welches Betriebssystem er einsetzt und welche Hardware er benutzt.

Ziel PDF-Format:
Der Empfänger soll ein PDF-Dokument immer genau so sehen und ausdrucken können, wie der Verfasser dies erstellt hat!

Druckfähige PDF erstellen – 10 Tipps, damit alles klappt

Hier sind alle 10 Tipps, die Sie zur Erstellung einer druckfähigen PDF-Datei beachten sollten.

Tipp 1: Druckerei kontaktieren

Nehmen Sie Kontakt zur Druckerei auf und fragen Sie nach, welche Arte von Dateiformaten zur Druckdatenabgabe möglich sind. In der Regel werden die Druckereien eine druckfähige PDF-Datei verlangen.

Tipp 2: Software zur Erstellung einer druckreifen PDF-Datei

„Welche Software benötige ich, um eine druckreife PDF-Datei zu erstellen?“. Mit dieser Frage sind Sie sicherlich nicht alleine. Die gute Nachricht zuerst: Es gibt viele Programme, mit welchen sich PDF-Dateien erstellen lassen. Und jetzt die schlechte Nachricht: Viele davon reichen nicht aus, um ein gutes druckreifes PDF zu generieren. Denn wie schon beschrieben, ist die Qualität des Druckergebnisses maßgeblich von der Qualität der Druckdaten und somit von der druckreifen PDF-Datei abhängig.

Am besten nutzen Sie hierfür professionelle Programm wie InDesign, Quark Xpress, Adobe Illustrator, Freehand oder Photoshop. Auch Programme wie CorelDraw bieten die Möglichkeit, druckfähige PDF-Dateien zu erstellen.

Wir selbst nutzen InDesign von Adobe und zum Teil auch CorelDraw.

Wer mit Word arbeitet, der sollte im Vorfeld mit der Druckerei Kontakt aufnehmen und nach entsprechenden Möglichkeiten fragen. PDF-Dateien, die aus Word erstellt werden, sind für den Druck nicht wirklich gut geeignet.

Tipp 3: Farbwert auf CMYK einstellen

Beim Druck in einer Druckerei wird das CMYK-Farbsystem verwendet. Hierbei werden alle zu druckenden Farben aus den vier Grundfarben, auch Prozessfarben genannt, gebildet. Die Grundfarben sind Cyan (C), Magenta (M), Yellow (Y) und Black (K). Da nun aber zum Beispiel eine Digitalkamera die Bilder im RGB-Farbsystem ausgibt, wie übrigens auch der Monitor des Computers, ist eine Umwandlung notwendig. Im RGB-Farbsystem werden alle Farben aus den drei Grundfarben Rot, Grün und Blau gebildet. Dies bedeutet, dass es bei der Umwandlung immer zu leichten Farbabweichungen kommen wird.

Übrigens: Taucht irgendwo der Begriff „Druck nach Euroskala“ oder „Druck nach Skalenfarben“ auf, so ist damit immer der Druck im CMYK-Farbsystem gemeint.

Um dieses Thema abzurunden, sollten Sie bei der Erstellung der druckreifen PDF-Datei in den Einstellungen unter Farbprofil das für Deutschland und Europa gängige „ISO“ oder „Euroscale“ Profil einstellen. Für alle, die nicht so tief in die Materie einsteigen wollen, bieten die Programme schon vordefinierte Einstelloptionen. Unter Optionen wie „für hochwertigen Druck“ sind in der Regel die wichtigsten Grundeinstellungen schon richtig eingestellt und Sie brauchen sich um das Farbprofil keine Gedanken zu machen. Und wer wirklich tiefer einsteigen möchte, für den bieten alle Druckereien eigene Anweisungen mit Angaben zur Einstellung der Farbprofile. Einfach dort kurz nachfragen.

Tipp 4: Richtige Auflösung für ein druckfertiges PDF

Die Auflösung ist eine Größe, die angibt, aus wie vielen einzelnen Rasterpunkten, bezogen auf eine bestimmte Fläche, ein Objekt dargestellt wird. Beim Anlegen von Druckdaten heißt die Maßeinheit dpi (dots per inch, übersetzt „Punkte per Zoll“). Dieser Wert legt fest, wie detailgetreu, also mit welcher Qualität die Daten im druckreifen PDF vorhanden sind. Zum Anlegen der Druckdaten für eine Druckerei sollten mindestens 300 dpi eingestellt sein. Je größer die Druckfläche (Plakate, Werbeflächen, Banner), desto kleiner darf die Auflösung sein. Hier kann auch eine Auflösung von 150 dpi ausreichen. Um auch bei solchen Produkten die maximale Druckqualität zu erreichen, sollten Sie die Details vorab mit der Druckerei besprechen.

Tipp 5: Druckreife PDF-Datei: Schriften einbinden

Um eine druckreife PDF-Datei zu erzeugen, binden Sie idealerweise alle Schriften im Dokument mit ein. Hierzu gehören auch die vermeintlich überall vorhandenen Schriften wie Arial, Times Roman, Helvetica oder Futura. Sollte es hierbei zu Problemen kommen, so ist eine Umwandlung der Schriften in Pfade eine gute Lösung. Bei manchen Programmen nennt sich dies auch „Umwandlung in Kurven“. Diese Vorgehensweise verursacht bei mehrseitigen Broschüren oder beim Katalog nicht nur mehr Aufwand, sondern führt auch zu einer deutlich größeren Datenmenge. Dies kann dann in Folge beim Übermitteln der druckreifen PDF wieder zu Problemen führen.

Tipp 6: Keine interaktiven Elemente im Druck-PDF

Hier ist die Überschrift schon der Inhalt: Keine interaktiven Elemente im Druck-PDF einbauen.

Egal ob Formularfelder, Videos oder Programmteile, interaktive Elemente haben in einer Druckdatei nichts zu suchen. Sollten Sie solche Elemente für andere Anwendungszwecke benötigen, so erstellen Sie eine zweite PDF-Datei dafür. Die Druck-PDF sollte keine solchen Elemente enthalten.

Tipp 7: Endformat, Druckformat, Anschnitt – Seitenformat für Druck-PDF

In allen Layout-Programmen legen Sie als Seitenformat das Endformat an. Wollen Sie also eine Broschüre im DIN A4 Format drucken lassen, dann legen Sie als Seitenformat das DIN A4 Format (Endformat) fest. Den Beschnitt (auch Anschnitt oder Beschnittzugabe bezeichnet), legen Sie meist mit 3 mm an. Dieser Wert kann im Programm separat eingestellt werden.

Der Beschnitt ist nötig, damit Elemente, die im Druck bis zum Rand reichen sollen, auch wirklich bis an den Rand gedruckt werden. Hierfür müssen diese Elemente (Grafiken, Bilder, Texturen) im Layout-Programm über das Endformat hinaus (in den Anschnitt) gezogen werden, denn sonst kann es bei leichten Ungenauigkeiten beim Schneiden auf Endformat zu sogenannten Blitzern kommen.

Damit Textelemente und andere wichtige Inhalte beim Schnitt auf das Endformat nicht abgeschnitten werden sollten deren Abstand zum Rand mindestens 3 mm, besser jedoch 5 mm betragen.

Tipp 8: Test Druck-PDF an Druckerei senden

Wenn Sie nicht oft Druckdaten an Druckereien versenden und das Erstellen von druckreifen PDF Daten nicht zu Ihrem Kernbereich gehört, dann sollten Sie im Vorfeld zum Test eine Druck-PDF an die Druckerei senden. Nehmen Sie hierzu eine Seite aus Ihrem aktuellen Projekt und schreiben eine druckreife PDF-Datei. Senden Sie diese Druckdatei an die Druckerei mit der Bitte um Kontrolle und Rückmeldung. Dies hilft, Fehler zu vermeiden und eventuell auftretende Probleme können im Vorfeld schon gelöst werden.

Tipp 9: Übertragungsweg der druckfähigen PDF-Daten festlegen

Klären Sie mit der Druckerei ab, auf welchem Wege Sie die druckfähigen PDF-Daten übermitteln können. Je nach Dateigröße der druckfertigen PDF-Datei kann ein übermitteln als E-Mail Anhang zu Problemen führen. Ist die PDF-Druckdatei zu groß für den E-Mail-Versand, so nutzen Sie kostenlose Dienste wie wetransfer.com. Hier können Sie Dateien im Gesamtvolumen von bis zu 2 GB kostenlos hochladen und als Link zum Download an die Druckerei senden.

Alternativ bieten viele Druckereien einen Upload per FTP direkt auf den Server der Druckerei an. Um diese Möglichkeit zu nutzen, müssen Sie jedoch zuvor ein FTP-Programm bei sich auf dem Computer installieren. Ein kostenloses Programm ist hier Filezilla Webseite.

Druckereien, die verstärkt über das Internet ihren Kundenstamm gewinnen, bieten oft auch einen direkten Upload-Service über einen Link an. Hierzu ist keine Installation eines Programms notwendig und die PDF-Druckdatei kann direkt hochgeladen werden.

Eine Übermittlung der Druckdaten als druckreife PDF-Datei per USB-Stick oder auf CD oder DVD ist nur sinnvoll, wenn Sie der Druckerei sowieso einen persönlichen Besuch abstatten wollten. Die Versendung per Post ist bei den vorhandenen Möglichkeiten, die PDF-Druckdaten auf digitalem Weg zu übermitteln, keine wirkliche Option mehr. Außer Sie möchten noch Muster, Andrucke oder sonstige Dinge mitsenden.

Tipp 10: Druckfähige PDF-Datei aus Word, Excel und PowerPoint

Auch wenn Sie kein professionelles Layout-Programm wie InDesign haben ist noch nicht alles verloren. Oft werden die Daten in Word, Excel oder sogar PowerPoint erstellt. Fragen Sie Ihre Druckerei nach den Möglichkeiten. Viele Druckereien bieten hierfür einen Layout-Service, der Ihnen gerne weiter hilft. Und auch hier gilt „Fragen kostet nichts“.